Blog: 5 feiten over vergaderingen die je nog niet wist

Vergaderen doen we allemaal wel eens. Maar wist je dat we dat gemiddeld zo’n 300 uur per persoon per jaar doen? Oh, of dat in China een vergadering vaak gepaard gaat met een knallende karaokesessie? We vertellen je 5 feiten over vergaderingen die je waarschijnlijk nog niet wist.

Je zal het naar alle waarschijnlijkheid nog nooit hebben gedaan: staand vergaderen. Niet zo heel vreemd, want in de meeste gevallen staan wanneer we een vergaderruimte binnenwandelen de grote vergadertafels en de comfortabele stoelen al klaar. Toch valt het aan te raden om staand te vergaderen. 7% van onze communicatie bestaat namelijk maar uit woorden, terwijl de rest non-verbaal is. Wat je te zeggen hebt heeft dus véél meer impact als collega’s je hele lijf zien en niet wat boven de vergadertafel prijkt. Als je in een meeting beweegt, stimuleer je daarbij je spieren én je creativiteit. Daarnaast is gebleken dat collega’s die staand vergaderen sneller hun ideeën delen.

Het nog even wat meer out-of-the-box aanpakken? Vergader dan eens wandelend of hélemaal anders: schommelend. De zuurstof die met het wandelen vrijkomt maakt niet alleen je lichaam, maar ook je brein actiever.

De gemiddelde Nederlandse werknemer vergadert zo’n 6,5 uur per week, ofwel: 300 uur per jaar! Gemiddeld genomen, want hoe hoger je op de carrièreladder hoe meer er vergaderd wordt. Dat is dus nogal wat. Om die vergaderuren zo efficiënt mogelijk te besteden en de inspiratie hoog te houden kan een ‘change of scenery’ wonderen doen. Vergaderen jullie normaal gesproken altijd in jullie kantoor op 13 hoog middenin de stad? Kies dan bijvoorbeeld eens voor een rustgevende vergaderlocatie in het groen.

Volgens experts is de perfecte duur van een vergadering één tot anderhalf uur. Dat is namelijk een periode die de meeste collega’s zonder problemen in de agenda kunnen blokken en waarin de aandacht van mensen niet verslapt. Een gemiddeld mens verliest namelijk na zo’n 1,5 uur vergaderen z’n concentratie. Meer punten op de agenda? Knip dan de meeting op in meerdere blokken van 1,5 uur en plan tussendoor vergaderbreaks in. Korte vergaderonderbrekingen waarbij iedereen de boel kan verwerken en weer wat frisse energie kan opdoen

Doen jullie als bedrijf zaken met China? Dan kun je rekenen op de nodige dosis entertainment tijdens de vergadering. Chinezen houden namelijk als geen ander volk van een informele sfeer tijdens zakelijke onderhandelingen. Favoriete bezigheid tijdens belangrijke meetings? Een goede karaokesessie.

Als voorzitter moet je niet langer dan 10% aan het woord zijn tijdens een vergadering. Wanneer je als voorzitter namelijk meer dan een bepaalde tijd aan het woord bent, zal al snel de rest het ‘wel best’ vinden. Het gevolg? De gedachten dwalen af en niemand zal meer echt iets in te brengen hebben. De vergadering als voorzitter goed beginnen? Check dan vooral even

deze originele ijsbrekers

voor een vergadering.